Allegato A alla Deliberazione del Direttore Generale  N. 376 del5/5/2021

ASL Lecce

Direzione Sanitaria

Ufficio Formazione

Regolamento per l’iscrizione e la partecipazione ai corsi di formazione attraverso il sito della Formazione Aziendale e le piattaforme utilizzate dalla ASL per erogare eventi formativi.

1. Privacy

2. Copyright

3. Condizioni Economiche

4. Indicazioni Generali

1. Privacy

Modalità di trattamento dei dati personali gestiti dall’Ufficio Formazione necessari all’iscrizione ai corsi di formazione attraverso il sito www.formazioneasllecce.it e le piattaforme specificatamente indicate, che esprimono una adeguata Compliance Privacy il cui elenco è disponibile al seguente link: https://www.formazioneasllecce.it/49-notizie/avvisiutente/410siti-esterni-utilizzati .

Informativa agli utenti per il trattamento dei dati personali.

Gentile Utente,

La presente Informativa viene resa ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

1.1 Chi tratta i tuoi dati

Titolare del trattamento dei Tuoi dati personali compresi quelli idonei a rivelare lo stato di salute è l’Azienda Sanitaria Locale di Lecce, con sede in via Miglietta n. 5, Telefono 0832-215111, e-mail: dirgen@ausl.le.it, PEC: protocollo@pec.asl.lecce.it.

Qualsiasi comunicazione riguardante la partecipazione del personale esterno ai corsi di formazione, potrà essere inviata dall’utente tramite PEC: formazione@pec.asl.lecce.it.

1.2 Responsabile per la Protezione dei Dati (RPD)

Il Titolare del trattamento ha nominato il Responsabile per la Protezione dei dati Personali (RPD), ai sensi dell’art. 37 del “GDPR” contattabile al seguente indirizzo mail: dpo@asl.lecce.it.

1.3 Finalità del Trattamento

I Tuoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

1. Formare il personale.

2. Autocertificare l'identità e lo status professionale dell’iscritto.

3. Emettere regolare attestato di partecipazione e documentazione dell’attività svolta.

4. Comunicare dati a Società Scientifiche ed Enti Accreditanti in caso di attività di formazione effettuata in forma congiunta.

5. Emettere fattura e conseguente documentazione contabile nel caso di corsi a pagamento.

6. Inviare comunicazioni relative all'attività didattica svolta e/o l'erogazione di altri corsi analoghi.

7. Inviare newsletter e materiale informativo su tematiche inerenti i corsi di formazione.

8. Espletare gli adempimenti di legge connessi a norme civili contabili e fiscali.

9. Gestire l’eventuale contenzioso.

1.4 Basi Giuridiche

I Tuoi dati personali sono trattati solo se abbiamo una base giuridica per farlo. Per le finalità sopra indicate la base giuridica del trattamento è costituita da:

1. Motivi di interesse pubblico rilevante

2. Adempimento a obblighi di legge o di Regolamento

3. Necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogni qualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni

4. In alcuni casi specifici attraverso l’espressione del Tuo consenso (Fascicolo Sanitario Elettronico regionale, il Dossier Sanitario elettronico, dati genetici referti on line, etc.)

1.5 Periodo di conservazione dei dati

I Tuoi dati sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono trattati, fatto salvo il maggior tempo necessario per adempiere ad obblighi di legge, in ragione della natura del dato o del documento o per motivi di interesse pubblico o per l’esercizio di pubblici poteri, tenuto conto di quanto previsto dal Piano di conservazione della documentazione aziendale (c.d. Massimario di scarto).

1.6 Comunicazione dei dati e conseguenze sul mancato conferimento

Il conferimento dei dati ai fini della partecipazione del personale interno ed esterno ai corsi di formazione è obbligatorio. Il rifiuto di fornire i dati richiesti comporta, a seconda dei casi, l’impossibilità di usufruire dei relativi corsi/servizi erogati dall’Ufficio Formazione.

1.7 Modalità del Trattamento dei Dati

Il trattamento dei dati sarà effettuato in forma automatizzata e/o manuale, sia informatica che cartacea, con modalità e strumenti volti a garantire la massima sicurezza e riservatezza, nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati personali rispetto alle finalità dichiarate.

1.8 Categorie di Destinatari

Esclusivamente per le finalità sopra specificate, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati a figure interne autorizzate al trattamento in ragione delle rispettive mansioni e secondo i profili attribuiti agli stessi (compresi medici in formazione specialistica, tirocinanti, ecc.), nonché, nei casi stabiliti da leggi, regolamenti o per l’espletamento di funzioni istituzionali, alle seguenti categorie di Soggetti esterni:

1. AGENAS

2. Altri Enti del Servizio Sanitario Nazionale e Regionale (es. altre Aziende Sanitarie, Anagrafe Sanitaria Regionale, la Regione Puglia, etc.)

3. Altri Enti Pubblici, Università (pubbliche o private) o altri Istituti di Formazione

4. Soggetti qualificati ad intervenire in controversie in cui è parte l'Azienda (compagnie assicurative, legali e consulenti, etc.) al fine di tutelare gli operatori e l’Azienda stessa nelle ipotesi di responsabilità

5. Autorità Giudiziaria e/o Autorità di Pubblica Sicurezza, nei casi espressamente previsti dalla legge. Imprese esterne alle quali è affidato il compito di svolgere specifiche operazioni necessarie per garantire i servizi dell’Azienda, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità di cui sopra, e i fornitori di beni e servizi di sviluppo, erogazione e gestione operativa delle piattaforme tecnologiche impiegate nell’azienda (ad esempio: portale per consultazione referti online, fornitura strumenti di diagnostica, etc.) tutti, previamente nominati quali “Responsabili Esterni” del trattamento.

1.9 Trasferimento Dati verso un Paese Terzo e/o Organizzazione Internazionale

I Tuoi dati personali non saranno oggetto di trasferimento presso Paesi Terzi non europei. Il Titolare del trattamento rende noto che, qualora necessario, l’eventuale trasferimento di dati verso Paesi extra UE avverrà nel rispetto della normativa vigente. Solo per fini di ricerca scientifica in campo medico, biomedico o epidemiologico i tuoi dati potranno essere comunicati in paesi non appartenenti alla Unione Europea nel rispetto dei limiti e condizioni dettate dalla legge italiana e/o dalla regolamentazione Europea (es: previo specifico consenso e anonimizzazione o pseudonimizzazione del dato).

1.10 Diritti degli Interessati

Hai il diritto (v. artt. 15 - 22 del “GDPR”) di chiedere all’Azienda di accedere ai Tuoi dati personali e di rettificarli se inesatti, di cancellarli o limitarne il trattamento se ne ricorrono i presupposti, oppure opporti per specifici e legittimi motivi. Hai altresì il diritto di revocare il consenso prestato per le finalità di trattamento che lo richiedono, ferma restando la liceità del trattamento effettuato sino al momento della revoca.

Oltre ad esercitare i diritti sopra elencati contattando il Responsabile per la Protezione dei Dati (vedi sopra), hai anche il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente in materia, Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

2. Copyright

2.1 Tutti i contenuti didattici dei corsi, presenti sui siti utilizzati dalla ASL per erogare formazione, o i materiali distribuiti in aula o per email, salvo diversa indicazione, sono di proprietà della ASL di Lecce. Per quanto riguarda testi e immagini originariamente pubblicati su altri supporti (libri, periodici ecc.) o in altri siti, si intendono validi i termini di copyright degli originali.

2.2 I testi possono essere scaricati o stampati solo ed esclusivamente per uso personale e non commerciale. In tutti gli altri casi, la riproduzione, anche parziale, è vietata con qualsiasi mezzo analogico o digitale senza il consenso scritto dell'autore.

2.3 La ASL di Lecce avvisa preventivamente ed esplicitamente i Docenti/relatori, ai quali conferisce incarico, e i corsisti sulla necessità di rispettare la normativa sul Copyright nell’elaborare il materiale e diffonderlo attraverso il sito e declina ogni responsabilità in merito al contenuto messo a disposizione e/o distribuito durante i corsi. La responsabilità in merito ai contenuti all’interno di spazi riservati a corsisti o docenti/tutor, ricadono unicamente sugli autori dei documenti o sui corsisti che inseriscono nel sistema testi, immagini o altri documenti anche attraverso autonome operazioni di upload.

2.4 Per contro la ASL di Lecce, si riserva il diritto di disporre in qualsiasi modo, dopo aver effettuato le necessarie verifiche, di tutto il materiale di natura didattica caricato sul sito, senza necessità di qualsiasi ulteriore autorizzazione da parte degli utenti o docenti nei corsi di formazione che hanno già acconsentito alla divulgazione del materiale didattico elaborato.

3. Condizioni per l’iscrizione ai Corsi

3.1 Iscrizioni di singoli corsisti

L’iscrizione ad un corso può essere effettuata solo a titolo individuale, salvo quanto previsto dal successivo punto 3.2.

Se il corso prevede un pagamento, per confermare l'iscrizione è necessario effettuare il versamento rispettando le procedure e le scadenze indicate all’interno della stessa procedura; nello specifico i pagamenti devono avvenire esclusivamente attraverso il sistema PagoPA. Non sono ammessi versamenti cumulativi o sostitutivi di altre causali, dal momento che ad ogni pagamento il sistema può associare una sola transazione. Le somme versate, che non rispettano le precedenti indicazioni, non danno diritto ad usufruire dei servizi connessi e verranno restituite con la trattenuta di €3 per spese amministrative.

3.2 Iscrizioni corsisti da parte di Associazioni, Società ed Enti

Le Associazioni, le Società e gli Enti, dopo essersi registrati sul sito www.formazioneasllecce.it possono chiedere all'Ufficio Formazione di essere abilitati ad inserire più nomi nello stesso corso o esperienza di tirocinio ed al pagamento cumulativo, se previsto, per più iscritti attraverso un’unica transazione.

Le Associazioni, Società e gli Enti pubblici e privati possono chiedere anche l'istituzione di un corso riservato solo ai propri aderenti/dipendenti. In questo caso:

a) devono specificare il numero di dipendenti/aderenti da formare;

b) si impegnano al pagamento dell'intero importo relativo al numero dei corsisti per i quali è stato attivato il corso, indipendentemente dal numero effettivo di partecipanti;

c) possono procedere autonomamente all’iscrizione e sostituzione dei partecipanti ad un corso, attraverso l’apposita voce di Menù presente sul sito nella sezione: ISCRIZIONI CORSI.

Le stesse Associazioni ed Enti, dopo essersi registrate sul sito, possono anche iscrivere i propri aderenti a corsi aperti a tutti che prevedono questa possibilità, scegliendo il numero di posti da prenotare/acquistare ed effettuando pagamenti cumulativi associati ad un’unica transazione generata dal sistema informatico.

Tutti i versamenti devono avvenire attraverso il sistema PagoPA, o con pagamento immediato attraverso i sistemi previsti (Carta Credito, Pagamento Bancario, ecc…. ) o con pagamento differito attraverso l’emissione di un Avviso di Pagamento con l’indicazione di una data di scadenza fissata dall’Ufficio Formazione in sede di programmazione dello specifico evento. Se non altrimenti indicato il termine per il pagamento differito per l’iscrizione ai corsi è fissato nel giorno successivo a quello di iscrizione.

Agli Enti Pubblici potrà essere concesso per il pagamento un termine differito sino a 30 giorni, per permettere l’adozione dei connessi atti amministrativi; nei confronti degli stessi Enti Pubblici restano ferme tutte le altre condizioni riportate nel presente regolamento.

3.3 Condizioni economiche per l’iscrizione ai Corsi

La procedura di iscrizione ai Corsi è completamente informatizzata, non è pertanto possibile:

a) intervenire manualmente per riammettere un richiedente ad un corso dopo che il sistema ha cancellato l'iscrizione.

b) presentare, quale titolo di iscrizione, copie di pagamenti al di fuori della procedura prevista dal sistema PagoPA

I corsi di formazione organizzati dalla ASL di Lecce sono a numero chiuso e/o rispettano un rapporto fisso tra docenti e corsisti e non perseguono scopo di lucro. L’Ufficio Formazione fissa le quote di partecipazione agli eventi formativi con riferimento alla copertura delle spese del corso e all’utilizzo delle aule ed attrezzature necessarie. Pertanto l’iscrizione, il pagamento della quota di adesione e la richiesta di rimborso devono rispettare le condizioni del presente regolamento, alle quali non si può derogare, per garantire la sostenibilità economica dell’organizzazione dei corsi, indipendentemente dalla motivazione addotta dall’Iscritto/Ente/Associazione.

In particolare i cittadini e le associazioni/Enti nell’aderire ad eventi formativi a pagamento devono dichiarare di accettare le presenti  condizioni, mostrando di averle lette spuntando l’apposita casella di presa visione presente sulla maschera di iscrizione o, in caso di procedure non elettroniche, restituendo copia cartacea per accettazione anche mediante riscontro per posta elettronica.

Cancellazione e Richiesta di restituzione somme:

1. l’iscrizione ai corsi o alle esperienze formative, organizzate dall’Ufficio Formazione della ASL di Lecce, avviene di norma attraverso il sito WEB: www.formazioneasllecce.it o attraverso altri siti utilizzati che garantiscono una adeguata Complaiance Privacy.

2. l’iscritto, o il responsabile delle iscrizioni nel caso di Associazioni o Enti, può chiedere la cancellazione e la restituzione dell'intera somma versata, attraverso la procedura prevista sul sito web, ENTRO IL QUINDICESIMO GIORNO prima della data dell’inizio del corso. (Es: data inizio corso 25 novembre; richiesta di restituzione massimo entro il 10 novembre). Analogo criterio di restituzione delle somme sarà applicato se la richiesta, sempre attraverso la prevista procedura presente sul sito, avviene entro la stessa data del versamento, se ad esempio l’utente si accorge di aver sbagliato e vuole recedere dall’iscrizione.

3. Decorso il temine di cui al punto precedente e fino a 7 GIORNI PRIMA DELLA DATA di inizio del corso la restituzione avviene con una trattenuta del 50% (Es: data inizio corso 25 novembre; richiesta di restituzione, con una trattenuta del 50% della quota di iscrizione, massimo entro il 18 novembre). In alternativa il titolare del versamento può indicare sempre seguendo la procedura informatizzata presente sul sito nella sezione: ISCRIZIONI CORSI, un altro nominativo che può partecipare al corso in sostituzione dell’iscritto, senza nessuna penalizzazione economica.

4. Decorso il 7° giorno, e SINO AL GIORNO PRIMA della data di inizio del corso, il titolare del versamento può chiedere ed ottenere la restituzione del 30% della somma versata. In alternativa può indicare un altro nominativo che può partecipare al corso in sostituzione dell’iscritto, senza nessuna penalizzazione economica.

5. La cancellazione dell’iscrizione NELLO STESSO GIORNO DEL CORSO, o il non presentarsi nella sede del corso entro 30 minuti dall’inizio delle lezioni nella data prevista, indipendentemente dalla gravità della causa che ha impedito la frequenza, non dà diritto ad alcun rimborso né a chiedere di frequentare in sostituzione altre edizioni. Nei casi previsti dal presente punto 5 potrà essere rimborsato, su domanda da inoltrare a formazione@pec.asl.lecce.it entro i 30 giorni successivi alla data del corso, solo l’importo del manuale di studio se previsto, nel valore acquistato dalla ASL, a condizione che lo stesso manuale o il codice per la registrazione sul sito di società esterne, non siano stati già ritirati o utilizzati.

6. Nel caso di corsi FAD (formazione a distanza) o da tenere in forma di Videoconferenza si può richiedere la restituzione della somma versata per l’iscrizione, con i criteri temporali prima individuati, solo se non si è effettuato alcun accesso al Corso o al materiale didattico messo a disposizione dell’iscritto.

7. Se il corso non si svolge nel giorno stabilito, l'iscritto ha diritto alla restituzione di quanto versato, senza alcuna trattenuta, o allo spostamento dell'iscrizione ad altra data. La ASL non può assumere alcuna responsabilità per la mancata realizzazione di quanto programmato in conseguenza di eventi naturali avversi che impediscono ai Docenti/Istruttori di raggiungere la sede del corso, per mancanza di energia elettrica nella sede formativa, per interruzione sulla rete telematica che non permette l’erogazione del Corso o per cause non imputabili all'organizzazione Aziendale. Qualsiasi variazione del calendario e dell'organizzazione delle iniziative formative viene resa nota attraverso il sito WEB che l’iscritto si impegna a consultare prima di usufruire del servizio.

8. Nessun rimborso potrà avvenire al di fuori dei casi prima previsti.

9. Se l'avviso di pagamento emesso con PagoPa scade, e il corsista o l'Associazione/Ente non ha provveduto al relativo versamento, la partecipazione al corso o al servizio della formazione dovrà essere annullato sino all'avvenuto pagamento. Se il debitore ha già usufruito del servizio, l’Ufficio Formazione non potrà rilasciare l’eventuale certificato finale e riemetterà lo stesso Avviso di pagamento con una maggiorazione, sull’importo precedente, di Euro 3 per spese amministrative. La possibilità di pagare attraverso l'Avviso di pagamento PagoPa, con la stessa causale, potrà essere concessa massimo 3 volte. Nel caso il mancato pagamento perduri, il corsista o Associazione/Ente sarà escluso dai futuri servizi della formazione e nei suoi confronti sarà avviata la procedura legale per il recupero del credito.

3.4 Realizzazione ed Annullamento Corsi

I corsi che prevedono il versamento di una quota di partecipazione vengono realizzati al raggiungimento di un numero minimo di iscritti stabilito dall’Ufficio Formazione, di norma corrispondente ai 2/3 del numero massimo di iscritti. Gli stessi corsi vengono eventualmente annullati 48 ore prima della data di inizio, mediante avviso sul sito o invio di email o di SMS ai corsisti già ammessi.

L'iscritto dopo l'annullamento del corso può:

a) chiedere, attraverso la specifica procedura presente nella sezione ISCRIZIONE CORSI, l’emissione di un COUPON (punto 3.5) valido 12 mesi di pari importo della somma versata, da utilizzare per iscriversi successivamente ad un altro corso tra quelli disponibili sul sito.

b) chiedere la restituzione senza alcuna trattenuta della somma precedentemente versata, utilizzando esclusivamente il link RICHIEDI RESTITUZIONE SOMME PER ANNULLAMENTO CORSO presente sul sito www.formazioneasllecce.it

In nessun caso l'iscritto, per la mancata realizzazione di un corso (Es. Per insufficiente numero di partecipanti), può avanzare richiesta di rimborsi per spese di vitto, alloggio, trasporto e mancato guadagno.

I Pagamenti effettuati saranno rimborsati, con i criteri di cui al punto 3.3, attraverso bonifici o altre procedure della cassa economale dell’Ufficio Formazione entro 30 gg dalla domanda o dalla cancellazione del corso; le richieste devono comunque avvenire nei tempi previsti dal presente regolamento ed esclusivamente con le procedure disponibili sul sito nella sezione ISCRIZIONE CORSI.

3.5 Emissione di COUPON

Le somme di cui si chiede l'accantonamento in seguito all'annullamento della propria iscrizione, vengono rese disponibili dall'Ufficio Formazione dopo aver effettuato le eventuali decurtazioni, secondo i criteri previsti al punto 3.3 del presente regolamento, attraverso l’invio per email di un COUPON che deve essere utilizzato inderogabilmente entro 12 mesi dall’emissione. Non è possibile chiedere il rimborso in denaro del COUPON, una volta che lo stesso è stato emesso.

Le Associazioni/Enti possono anche richiedere, per propria facilità nella gestione di diversi versamenti, l’emissione di COUPON con pagamento anticipato da utilizzare sempre nei 12 mesi successivi per iscrivere ai corsi i propri aderenti.

Non sono possibili iscrizioni, comunicazioni di versamenti o richieste di annullamento di iscrizioni via email, telefono, FAX o note cartacee; la piattaforma informatica, per garantire la trasparenza delle operazioni, traccia tutte queste richieste assegnando loro una numerazione e una marca temporale, che è possibile garantire solo attraverso specifiche procedure informatiche previste sul sito.

L'emissione della fattura può essere richiesta SOLO congiuntamente all'’iscrizione al corso o alla registrazione per accedere alla posizione debitoria.

Tutte le comunicazioni relative alle posizioni dei singoli iscritti saranno effettuate tramite l'email depositata al momento della registrazione. Le notizie che riguardano interi corsi (annullamenti, spostamenti, ecc) saranno pubblicate sul sito con valore di notifica.

Gli Enti che hanno richiesto prestazioni di tutoraggio con compenso al personale dipendente che partecipa alla formazione dei corsisti (es. Corsi OSS, Progetti finanziati alternanza Scuola Lavoro) corrispondono le somme dovute e concordate con l’Ufficio Formazione, dopo la predisposizione di specifica posizione debitoria; i relativi importi saranno saldati esclusivamente attraverso avviso di pagamento PagoPA.

4) Indicazioni Generali

Il Corso deve essere frequentato per l’intera durata, come risulta dal programma. Eventuali margini di assenza devono essere esplicitamente previsti.

Il rilascio dell’attestato finale è subordinato al superamento di prove di apprendimento, se previste.

Se il Corso è accreditato con il sistema ECM, l’utente deve, prima di iscriversi, accertarsi che la propria professione e disciplina rientri tra quelle destinatarie dell'evento formativo.

Tutte le variazioni nei programmi e nelle sedi di svolgimento dei corsi sono rese pubbliche attraverso il sito WEB, che l’iscritto è tenuto a consultare prima di usufruire dello specifico servizio.

Tutte le operazioni effettuate sulla piattaforma informatica della Formazione Aziendale relative a iscrizioni, cancellazioni, invio documenti, sostituzione nominativi, sono confermate agli utenti con un invio automatizzato di email, indirizzate alla posta elettronica che il richiedente ha indicato in fase di registrazione. Se l'utente ha depositato un indirizzo errato o non fosse in grado di ricevere la posta, può comunque consultare il suo stato di registrazione al Corso accedendo alla tabella codificata degli iscritti, disponibile sulla stessa sezione delle iscrizioni ai corsi. Queste informazioni, che si aggiornano automaticamente più volte al giorno, costituiscono notifica ad ogni effetto sullo stato di iscrizione. Le associazioni registrate possono verificare lo stato di iscrizione dei propri corsisti accedendo alla sezione del sito loro dedicata; anche in questo caso lo stato di iscrizione, riportato nell’analoga tabella, costituisce notifica ad ogni effetto.

Eventuali procedure non previste dal presente regolamento, adottate dall’Ufficio Formazione per realizzare eventi specifici e/o non standardizzati o per permettere iscrizioni e pagamenti di utenti non previsti dalla normale procedura elettronica, o in tempi differenti rispetto quelli ordinari o per far fronte all’impossibilità di utilizzare temporaneamente la stessa piattaforma informatica che gestisce le iscrizioni ed i pagamenti, dovranno essere esplicitamente dichiarate all’interno delle note che sponsorizzano il corso/evento o nelle email che accompagnano il processo di iscrizione/pagamento.